Norddjurs Idrætsråd – Forretningsorden, justeret 3. april 2008:

 

  • Konstituering sker hvert år efter generalforsamlingen – på bestyrelsesmøde inden 4 uger
  • Der udarbejdes en protokol for bestyrelsesarbejdet – indeholdende

*Konstituerings- og ophavefordeling i bestyrelsen

*Medlemsregister i opdateret form pr. 31.12

*Kopi af alle mødedagsordener og beslutningsreferater

*kopi af alle nyhedsbreve/medlemsbreve

*kopi af alle indkaldelser/referater årsmøder, medlemsmøder og lignende

*kopi af årsregnskaber og budgetter

 

Det er sekretærens opgave at indsamle og medbringe protokollen til hvert møde- 

Områdeansvarlige har PLIGT til at videresende materialer til sekretæren

  •  Formanden indkalder til bestyrelsesmøder med skriftlig dagsorden 8 dagen før mødet…. Ønsker til samme skal være formanden i hænde 10 dage før mødet. Der fastlægges mødedqatorer for kalenderåret i december/januar – og årsmødet fastlægges så vidt muligt inden 1 oktober til afholdelse i marts måned.

Bestyrelsesmøder søges afholdt rundt om i geografien i Norddjurs Kommune

 

  • Mødedagsorden udarbejdes med understøttende problemformulering videst muligt- Så referenten blot kan tilføje beslutnngsreferat efter mødet. Offentliggøres på hjemmesiden

Mødereferanter kan godkendes på bestyrelsesmødet alene med beslutning nedfældet af sekretær på hvert emne, samme offentliggøres ikke i sin helhed. Bestyrelsesmedlemmer må referere beslutning på emner, men ikke debat/enkeltholdninger herom.

  • Referat af bestyrelsesmøder sendes skriftligt via mail til hvert bestyrelsesmedlem inden 5 dage og opbevares desuden i protokollen.

Ønskeligt at få afsnit via hjemmesiden til arkivering heraf, dialog på tværs i bestyrelsen m.m.

  •  Kasserer fremlægger status på formandes anmodning udarbejder årsregnskab inden udgangen af januar måned og udarbejder samtidig budget for det kommende driftsår til fremlæggelse på årsmøde og udsendelse sammne med indbydelsen til årsmødet 4 uger forinden.

Kasserer opkræver kontingenter hvert år inden 15 september, orienterer bestyrelsen og sekretær om aktive medlemmer seneste 1. december

 

  • Kørselsgodtgørelse ydes efter statens laveste takst – for møder i regi af Idrætsrådet – hvert medlem noterer selv mødedato, sted og formål, samt kørte kilometer på årsskema, som sammentælles og afleveres til kasseren senest 15. december, hvert år for udbetaling under årets driftsudgifter.

Der ydes godtgørelse efter regning til kaffe/forplejning, hvis møder af anden årsag holdes på privat bopæl elelr ved møder afholdt ude omkring i landet.

Der ydes godtgørelse for telefon til formand og evt. andre medlemmer efter ansøgning til bestyrelsen(efter satser for skattefir godtgørsele), printerpatroner og lign. Efter aftale med formanden eller kasseren.

 

  • Gavepolitik: Der ydes vin/blomstergaver når vi inviteres/ ser annoncerede invitationer indenfor medlemsforeningerne, kommunalt embedsansatte/politikere m.fl. og øvrige samarbejdspartninge.

Formand og næstformand er primært ansvarlige for repræsentationsbesøg – men alle har ansvar for at ”Spotte” externt opslåede invitationer i egen geografi.

 

  • Frihed i dagligdagen til beslutninger og handlinger indenfor eget ansvarsområde, når man ”føler” at beslutninger og handlinger i overensstemmelse med visioner, mål og handlinger.                          

o   Der mailes eller tages telefonisk dialog til formand/bestyrelse, hvis der måtte komme ting til torvs inden næste ordinære møde, som her og nu kræver en beslutning man ønsker opbakning til. Hvis blot en i bestyrelsen måtte ønske møde om et givent emne skal formanden indkalde til møde inden 8 dage for dialog herom.

 

  •  De områdeansvarlige kan selv søge accept hos eventuelle ad-hoc personer til arbejdsudvalg m.m. Samme godkendes af bestyrelsen før reel igangsætning evt. pr. mailaccept hvis kort deadline.